Automatização no recebimento de nota fiscal a partir da NF-e

Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e, o Fisco passou a controlar transações comerciais e de entrega de mercadorias. Dessa forma, as empresas mudaram a forma de trabalho, a fim de atender essas novas obrigações.

Essa burocracia gerou grande impacto nos processos de saída de mercadorias do fornecedor, além da entrada de insumos no estoque.

Além de emitir a NF-e para o cliente, a empresa também teria que criar um ambiente onde o próprio cliente conseguisse acessar o documento, baixá-lo ou fazer a impressão.

Já no recebimento da mercadoria, a conferência da chave de acesso da NF-e de entrada no site da SEFAZ e a checagem do arquivo XML é feita de forma automatizada.

Várias outras automatizações podem ser feitas, como o cruzamento de informações entre o DANFE e o pedido de compras, informação de carga, veículo, placa e motorista, garantindo assim, mais segurança no processo.

Como automatizar o recebimento de notas?

Existem algumas soluções no mercado, que fazem toda a automação de entrada de notas. Essas soluções automatizam o recebimento e o armazenamento de arquivos XML, efetuam a validação desses arquivos na Secretaria da Fazenda, além de importar as informações para dentro do sistema ERP da empresa.

Quais os riscos de receber manualmente as notas fiscais?

É comum que várias pessoas desempenhem várias atividades em uma empresa ao mesmo tempo. Com o passar do tempo, o acúmulo de tarefas pode causar dificuldades em uma rotina que abrange atualização do fluxo de caixa, conciliação contábil bancária, fechamento de novas parceiras etc.

Por se tratar de uma tarefa trabalhosa e burocrática, muitas empresas acabam deixando de lado, ou demandando muito tempo de seus colaboradores para fazer todo o processo manualmente.

Receber manualmente as notas fiscais pode gerar vários erros como: preenchimento de dados incorretos ou não gerar um documento fiscal correto. Esses erros são puníveis com multas e até prisão segundo a Lei 4.729/65.

O valor da multa pode variar de duas a cinco vezes o total de impostos devidos.

O que é a automação no recebimento de nota fiscal?

Como dito anteriormente, existem algumas soluções que automatizam o recebimento de notas fiscais, mas o que é essa automação?

Ela recebe automaticamente os documentos, como Nota Fiscal Eletrônica de Produtos, Nota Fiscal de Serviços e Conhecimento de Transporte, através de sistemas fiscais ou caixas de Email, faz a entrada automática no seu Sistema de Gestão (ERP), originando informações como, pedido de compra, Espécie do Documento Fiscal, CFOP de entrada, entre outros. Não é necessário digitar todos esses dados de entrada, apenas validar exceções.

Quais são os benefícios de automatização no recebimento de nota fiscal a partir da NF-e

Aumento de produtividade

Diversos setores das empresas já utilizam formas de automatização de tarefas.

Com a automação de entrada de notas, a área de recebimento concentra os esforços no tratamento dos excessos (caso houver) e na verificação física dos materiais. Evitando assim o desperdício de tempo com atividades manuais e garantindo mais produtividade.

Conformidade com as Legislações Tributárias

Um relatório divulgado pelo Banco Mundial aponta que as empresas gastam em média, 1.958 horas anuais, fazendo o cálculo e o pagamento de impostos.

Apesar da complexidade, a automação de entrada de notas fiscais auxilia as empresas a ficarem em dia com o Fisco. Permite alinhar o processo de compra, padroniza a entrada de documentos e evita erros manuais.

Redução de erros manuais

A redução de erros manuais sem dúvidas é um dos maiores benefícios. Qualquer assimilação errada ou erro de digitação pode impactar no cálculo de impostos e causa um risco fiscal.

Com a automatização de entrada de notas, cruzamentos são feitas de maneira automática, basta configurar a as regras e pronto. Dessa forma a empresa evita erros e suas consequências.

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